Hoe haal je de beste kandidaat binnen? En hoe zorg je dat je een ijzersterke indruk achterlaat bij je sollicitanten en toekomstige medewerkers? Acht tips voor de beste candidate experience.
Een sollicitatiegesprek lijkt een beetje op een first date, zegt Christelle Habimana, marketing officer bij jobwebsite StepStone . “In beide gevallen zou het wel eens een gesprek kunnen worden dat je leven verandert. En in beide gevallen willen de betrokkenen een zo goed mogelijke indruk op elkaar maken. De ervaring van de kandidaat bepaalt immers mee of je toptalent strikt… of net niet.”
Maar hoe creëer je nu een ideale sollicitatie-ervaring voor toptalenten? Hoe zorg je als HR-afdeling dat je tijdens dat gesprek de sprankelende etalage van het bedrijf wordt én dat het voor uw dienst werkbaar en overzichtelijk blijft? Habimana geeft acht tips die moeten zorgen voor de beste candidate experience. “Ze maken van je organisatie een onweerstaanbare werkgever.”
1 De eerste indruk maak je online
Net zoals je zelf vooraf uitzoekt wie de kandidaat is, checkt ook de potentiële medewerker bij welk bedrijf ze/hij zal terecht komen, zegt Habimana. “Via het internet en op sociale media krijgt het toptalent al een eerste indruk: past de bedrijfscultuur bij mij? Lijken de huidige werknemers gelukkig? Wat zijn de voordelen en de doorgroeimogelijkheden? Delen we dezelfde waarden en visie? Hoe is de work-life-balance?”
Maak het potentiële werknemers gemakkelijk door meteen je sterktes mee te geven, tipt Habimana. “Dit kan via een speciale ‘jobrubriek’ of een bedrijfsblog op je eigen bedrijfswebsite. Ook levendige sociale netwerken met regelmatige ‘behind the scenes’ en testimonials van medewerkers, geven kandidaten een vollediger beeld … Het is slim om te investeren in employer branding om een compleet (en eerlijk!) beeld te scheppen van je bedrijf, de cultuur, en de waarden.”
2. Talent binnen handbereik
De smartphone is intussen voor haast iedereen onmisbaar geworden als communicatiemiddel. Dat is zeker ook het geval voor werknemers die uitkijken naar een jobswitch, zegt Habimana. “Kandidaten zijn mobiel en zoeken overal en op elk moment met hun gsm of tablet naar een nieuwe job. Ze vinden het handig om online jobs te bekijken, maar ook om meteen te solliciteren, met één druk op de knop. Zorg dus dat je jobpagina’s mobile-proof zijn, dan zie je het aantal sollicitaties de hoogte in gaan.”
3. Communiceer beter en meer
Duidelijke communicatie en realistische verwachtingen zijn volgens Habimana twee aspecten waaraan kandidaten veel belang hechten. “Structureer en vereenvoudig daarom de verschillende stappen van het recruimentproces. Communiceer het sollicitatietraject ook met de kandidaat. Als je de mogelijkheid hebt, geef dan een statusbalk weer om ze niet te ontmoedigen.”
Uit een CareerBuilder onderzoek blijkt dat 62% van de kandidaten afziet van een sollicitatie als het meer dan 20 minuten duurt om zich in te schrijven voor de sollicitatie. “Dit geeft een idee van het belang van deze stap, zodat je geen waardevolle kandidaten mist. Ontwikkel als HR-afdeling een interne procedure en definieer vaste responstijden. Communiceer deze procedure aan de kandidaten via een automatische beantwoording van de sollicitatie per e-mail. Het is gemakkelijker om geduld te hebben als je weet wanneer je een antwoord kunt verwachten.”
4. Automatiseer… en creëer ruimte voor een persoonlijke aanpak
“Beheer je een heleboel jobs en een stapel cv’s? Dan maakt een geautomatiseerd sollicitatieproces het je een stuk makkelijker, waardoor je HR-medewerkers meer ruimte hebben voor de persoonlijke toets die zo belangrijk is voor de kandidaatervaring. Als je je recruitmentproces automatiseert, win je aan efficiëntie en bezorgt de kandidaten een overtuigende ervaring.”
5. Een geslaagde gespreksronde
“Omdat er zoveel van af hangt, kunnen kandidaten behoorlijk gestrest zijn. Aan HR de taak om hen vooraf al gerust te stellen door helder en rustig te communiceren. Laat duidelijk weten: waar en wanneer het gesprek plaats zal vinden; wie er aanwezig zal zijn en hun functietitel; of er een bepaalde kledingstijl verwacht wordt bij uw bedrijf; wat de kandidaat kan verwachten (tests, proeven, gesprekken); hoeveel tijd de selectie in beslag zal nemen. “
Heerst er in het bedrijf een losse werksfeer? Nodig de kandidaat dan eens uit in de koffiebar om de hoek voor een eerste gesprek, tipt Habimana. “U krijgt de kandidaat voor u in een meer ontspannen omgeving dan op kantoor. Een tweede gesprek kan dan wél in de werkomgeving plaatsvinden, zodat de kandidaat de sfeer kan opsnuiven en eventueel al kan kennismaken met het team waar hij/zij bij een succesvolle sollicitatie zal terechtkomen.”
6. Afwijzen? Dat doe je persoonlijk, professioneel en respectvol
Hier gaat het volgens Habimana vooral om om steeds voor ogen te houden dat er niets teleurstellender is voor een kandidaat dan een afwijzing. “Zorg dus voor een professionele, respectvolle en duidelijke communicatie. Stop de nodige tijd in het geven van feedback en lijst enkele positieve punten en enkele aandachtspunten op. Ze appreciëren deze inspanning en houden toch een positief gevoel over.”
“Technologie kan recruitment handig maken, maar zorg ervoor dat kandidaten zich geen nummers voelen. Uiteraard kunnen afwijzingsmails standaard geformuleerd worden, maar denk dan extra goed na over wat er precies in die mail komt te staan.”
7. Een doordachte onboarding
Werknemers die een gestructureerd onboardingproces doorlopen , blijven aanzienlijk langer binnen het bedrijf, zegt Habimana. “Maar liefst 58 % blijft minstens drie jaar in het bedrijf.”
Haar advies: “Zorg dat een nieuwkomer zich welkom voelt in het bedrijf. Zorg bijvoorbeeld voor een vast integratie- en opleidingstraject en voorzie de eerste dag een verzorgde werkplek, met eventueel een persoonlijke attentie of een eenvoudig kaartje of lightboard met ‘Welkom in het team. De waardering en het teamgevoel stralen er meteen van af.”
Een andere manier om een nieuw teamlid wegwijs te maken is om een ‘buddy’ te voorzien. “Dat is een collega die klaarstaat om de kersverse medewerker voor te stellen aan de overige teamleden en bij wie hij of zij altijd terecht kan met vragen.”
8. Durf te veranderen
Tot slot adviseert Habimana regelmatig met het recruitmentproces en welkomsproces door te lichten. “Wat werkt goed, zijn er overbodige aspecten, wat appreciëren de medewerkers het allermeest? Geef werknemers een stem. Luister naar de mening van nieuwe werknemers. “
“Verlaat een medewerker het bedrijf? Organiseer dan een ‘exit-gesprek’. Vaak voelen medewerkers op dat moment minder schroom om het ook over de werkpunten van het bedrijf te hebben. Laat deze informatie niet links liggen, maar gebruik ze als basis om de HR-werking te verbeteren. Ook afgewezen kandidaten kunnen volgen haar nuttige tips hebben.” Stuur hen na het aanwerven van de geschikte kandidaat een korte vragenlijst. Vraag hun wat ze vonden van de reactietijd, de ontvangen communicatie en eventueel van het gesprek dat plaatsvond. De reputatie van je bedrijf als ‘fijne werkgever’ zal er alleen maar wel bij varen.”
Dit artikel is tot stand gekomen in samenwerking met StepStone.
r de beste candidate experience.
