Een vacature bij jouw bedrijf levert tientallen reacties op. Je maakt één nieuwe werknemer blij, alle andere sollicitanten moet je afwijzen. Hoe doe je dit op een nette en voor beide partijen positieve manier?
Dat klinkt misschien aannemelijk, maar netjes is het niet. Want een sollicitant neemt vaak de moeite om zich in een potentiële werkgever te verdiepen en zich zo goed mogelijk te presenteren. Dan is het fatsoenlijk om hier op een passende manier op te reageren, al is dat met een afwijzing.
Het is als werkgever hoe dan ook niet verstandig om helemaal niets van je te laten horen. Je geeft de sollicitant zo een weinig professionele indruk van je bedrijf. Ook loop je het risico van negatieve publiciteit. Een enkele negatieve tweet van een sollicitant kan je imago namelijk al een flinke deuk opleveren.
Dit voorkom je door de sollicitant op een nette manier af te wijzen, in positieve bewoordingen en met een bedankje. Zo kweek je goodwill. Ook voor later, want je weet maar nooit of je iemand in de toekomst nog eens tegenkomt. Is het niet als werknemer, dan misschien wel als klant.
In de sollicitatiecode staan heldere regels over hoe je sollicitanten op een nette manier afwijst. Je bent niet verplicht om de sollicitatiecode te volgen, maar je geeft daarmee als werkgever wel een perfect visitekaartje af. Hieronder lees je voor de verschillende fasen in de sollicitatieprocedure hoe je sollicitanten op een nette en professionele manier afwijst.
Sollicitanten vinden het prettig om te weten of hun brief of mail goed is aangekomen. Stuur daarom altijd een ontvangstbevestiging. Komt een kandidaat vervolgens niet in aanmerking voor de vacature, stuur dan uiterlijk binnen twee weken na het sluiten van de sollicitatietermijn een brief of mail met een persoonlijke aanhef (dus geen ‘Beste sollicitant’).
Maak het jezelf wel gemakkelijk: begin niet meteen met afwijzen, maar verzamel eerst een aantal reacties die je kunt groeperen naar afwijzingscriterium, zoals opleiding of ervaring. Je kunt dan per criterium een standaardbrief opstellen; dat is wel zo efficiënt.
Bedank de sollicitant voor de genomen moeite en leg uit waarom hij of zij het niet geworden is. Je kunt bijvoorbeeld aangeven hoe groot de concurrentie was en dat er kandidaten zijn die betere papieren hebben. Wens hem of haar succes met de verdere sollicitaties. Bied ook de mogelijkheid om telefonisch een nadere toelichting te vragen. Veel sollicitanten stellen dit op prijs.
Als je een kandidaat afwijst die misschien interessant is voor toekomstige vacatures, dan kun je dat beter telefonisch doen. Dat is wel zo persoonlijk en je kunt meteen toestemming vragen voor het bewaren van zijn gegevens.
Heb je een sollicitant op gesprek gehad en besluit je om niet met hem verder te gaan? Dan heeft een telefonische afwijzing de voorkeur. Een persoonlijk gesprekje wordt in zo’n geval veel hoger gewaardeerd dan een brief of mail. En dat draagt weer bij aan je imago als goed werkgever.
Probeer wel om zo’n ‘slechtnieuwsgesprek’ een positieve twist te geven. Geef bijvoorbeeld aan waar de sollicitant op moet letten bij volgende gesprekken. Vraagt hij of zij door, ga daar dan ook serieus op in.
Meestal zul je tijdens het sollicitatiegesprek hebben afgesproken wanneer de sollicitant een reactie kan verwachten. Houd je aan deze termijn. Niets is voor een kandidaat vervelender dan in onzekerheid te zitten over de uitslag van een sollicitatiegesprek.
Het is volgens de Autoriteit Persoonsgegevens gebruikelijk om de gegevens van afgewezen sollicitanten (zoals brieven, mails of cv’s) te verwijderen. Zie erop toe dat dit binnen vier weken gebeurt, tenzij is overeengekomen dat je de gegevens voor een langere periode mag bewaren. In dat geval is het netjes om na een jaar de sollicitant nogmaals te benaderen. Je informeert dan of de gegevens nog kloppen en of je ze nog langer mag bewaren.
