Thuiswerkvergoeding en corona: dit zijn de mogelijkheden

Waar heeft de werknemer recht op?

Voor een aantal vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen bestaan gerichte vrijstellingen. Dit betekent dat je hiervoor geen loonbelasting hoeft in te houden, mits je binnen de grenswaarden blijft.
Voorbeeld: Geef je werknemers 0,19 cent per kilometer? Dan valt dit onder de gerichte vrijstellingen. Betaal je 0,29 cent per kilometer, dan geldt die extra tien cent als belastbaar loon.

Laptop en mobiel

Wat heeft je werknemer nodig om zijn werk goed te kunnen uitvoeren? Is dat alleen een laptop en een mobiel? Of is er meer nodig? Als werkgever moet je kunnen aantonen dat de voorzieningen die je je werknemer geeft nodig zijn voor een goede bedrijfsvoering. Ook is het belangrijk dat je vastlegt aan welke eisen de voorzieningen moeten voldoen. En je moet vooraf onderzoek doen naar de werkelijke kosten.

Internetabonnement

Ook de kosten voor een internetabonnement of mobiel bellen kunnen onder de gerichte vrijstellingen vallen. Heeft de werknemer thuis een 3-in-1-pakket waarin ook televisie en vaste telefonie zijn opgenomen, dan mag je alleen de kosten vergoeden die de provider rekent voor een apart internetabonnement.

Moet je een bureaustoel vergoeden?

Het vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen van arbovoorzieningen in de werkruimte thuis is gericht vrijgesteld als:

• die arbovoorzieningen samenhangen met de werkgeversverplichtingen op grond van de Arbowet
• de werknemer die voorzieningen (gedeeltelijk) gebruikt in de werkruimte
• de werknemer geen eigen bijdrage voor die voorzieningen betaalt
• de inrichting van de werkruimte thuis voldoet aan de volgende eisen van het Arbeidsomstandighedenbesluit:
  • De werkruimte van een thuiswerker is zodanig ingericht dat de werknemer zo veel mogelijk zittend en op een ergonomisch verantwoorde manier zijn werk kan doen. De werknemer heeft hiervoor een doelmatige zitgelegenheid en een doelmatig werkblad of werktafel werktafel tot zijn beschikking.
  • In de werkruimte zijn de nodige voorzieningen voor goede kunstverlichting aanwezig.

Consumpties, gas, water en licht

Wanneer de werknemer op de werkplek koffie en thee drinkt of een koekje uit de trommel haalt, hoef je dat niet te belasten. Dat komt omdat hiervoor een nihilwaardering geldt. Wanneer de werknemer thuiswerkt, ligt dat anders.

Een thuiswerkplek geldt voor de belastingdienst alleen als werkplek wanneer deze voldoet aan drie strenge regels:

• De ruimte is een zelfstandig gedeelte van de woning: de ruimte heeft bijvoorbeeld een eigen opgang en eigen sanitair;
• Je hebt met de werknemer een reële (zakelijke) huurovereenkomst, waardoor alleen jij over de ruimte beschikt;
• Jouw werknemer werkt in die ruimte.

Wat mag en kan er wel?

Wie werknemers toch een thuiswerkvergoeding wil geven, is daarom in de meeste gevallen aangewezen op de vrije ruimte. Jaarlijks mag je 1,7 procent van de van de totale fiscale loonsom (tot 400.000 euro) gebruiken voor onbelaste vergoedingen, verstrekkingen of terbeschikkingstellingen.

Komt de fiscale loonsom boven die vier ton uit, dan is de vrije ruimte voor het meerdere 1,2 procent. Vanwege de coronacrisis heeft de wetgever in 2020 de vrije ruimte voor de eerste 400.000 euro eenmalig verhoogd naar 3 procent.

Als je vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen in jouw vrije ruimte wil onderbrengen, moet je ze als eindheffingsloon aanwijzen. Je betaalt er dan geen loonbelasting over.

Je kan een thuiswerkvergoeding dus alleen onbelast verstrekken als je nog vrije ruimte over hebt. Zit je al aan het maximum van 3 procent (normaal gesproken 1,7 procent) dan moet je 80 procent belasting betalen over al het andere dat je aan de werknemer verstrekt en waarvoor geen gerichte vrijstelling of nihilwaardering geldt.

Uit: PW net